第一，学术议题。
学术会议围绕议题展开讨论、进行研讨和交流，议题就是会议所要讨论的题目，所要研究的课题，或是所要解决的学术问题。学术议题须具有必要性和重要性，以及明确性和可行性。每次学术会议的议题应尽可能集中、单一，不宜过多，更不宜太分散。尤其是不宜把许多互不相干的问题放在同一会议上讨论，使与会者的注意力分散，不利于解决问题。凡学术会议召开都应有一定背景，如经济社会发展的客观需要、学科发展的需要，以及某一特定环境发展的需要。学术选题是会议成功召开的基本前提，一个好的学术选题，不仅要适合当时科学技术发展的实际要求，而且必须对科技工作者产生很大的吸引力。
第二，会议名称。
正式学术会议须有一个恰当、确切的名称。俗话说，名不正则言不顺。学术会议的名称要能概括并能显示会议的内容、性质、参加对象、主办单位或组织、时间、届次、地点或地区、范围、规模等。会议名称必须用确切、规范的文字表达。它既用于会前的会议通知，使与会者心中有数，又用于会后的宣传，扩大会议的影响，产生对与会者的凝聚力。大中型的会议名称须制作成横幅，置于会场中作为会议的标志（会标）；会标须用全称。
第三，会议时间。
会议时间包括三种含义：一是，指会议召开的日期，即学术会议召开的具体年、月、日，以及时、分。会议日期的选择要考虑工作安排、与会者出席可能，以及气候、环境等多种因素。二是，指整个会议所需要的时间、天数，即学术会议需要的天数或小时（分钟）。学术会议应尽可能准确地预计需要时间，在会议通知中写明，便于与会者有计划地安排。三是，指每次会议的持续时间。每次会议单元时间最好不超过90分钟，如果需要更长时间，应安排中间休息。
第四，会议地点。
会议地点，也称会址，是指学术会议召开的具体地点，即国家、城市、会场等。会址选择应考虑多种因素，如，国际性或全国性学术会议要考虑学术氛围、经济、文化等因素；专业性学术会议应选择富有学术特征的地区或城市。选择会址还须考虑会场设施、交通条件、安全保卫、气候与环境条件等因素。
第五，会议主持者。
学术会议须有主办单位，有些大型学术会议除主办单位外，还有承办单位、支持单位、协办单位、赞助单位等，承担不同的会议职责和义务。在学术会议组织过程中，须把会议的具体职责分解落实每一位参与主持和组织工作的人员身上，为此大型学术会议可设大会主席、副主席、大会学术委员会和大会组委会（或执委会），以及筹备工作机构等。
主持者是学术会议中必须有的角色，他们是会议过程中的主持者和引导者，也是会议的组织者和召集者，对会议的正常开展和取得预期效果起着领导和保证作用。会议主持者通常由有学术水平较高、交流经验、组织能力的学术研究者，或是有相当学术地位、威望的学术活动家担任。学术会议主持者分当然主持者和临时主持者。当然主持者是由其学术职务和地位或组织的章程或规定所决定的，如，学术团体、学术机构、学术会议组织机构中领导人、学术领袖等；临时主持者是从参会者中选出并承担主持学术会议的学术研究者，如，出席学术会议中有较高学术造诣的代表、小组会议的轮流主持会议的参会代表等。
第六，与会代表。
与会代表是开好学术会议的关键，是开好会议的智力资源和人力资源，多数学术会议通过录选会议论文来产生参会的基本代表，而从事与学术会议内容相关研究的专家学者和管理者在没有论文的情况下，也可邀请参加会议。与会者须与学术会议直接有关，符合会议确定的学科或专业范围，有利于会议的进展或交流效果，具有合适的学术身份和法定的出席资格。
第七，学术内容。
学术会议的学术内容不仅体现在会议的资料中，而且更主要地反映在与会人员交流、学术界对会议的后反馈中。学术会议中的学术内容，即学术交流的信息数量和质量是衡量学术会议质量和效果的主要标志。学术会议的学术内容包括两个方面，一是学术会议征集和选录学术论文的数量和质量；二是学术会议进行过程中，与会专家讨论、交流中发表的信息、新思想、新观点、新方法等数量和质量等。
第八，支撑环境。
学术会议需要特定的交流条件和环境，如，会场及设备、技术手段、服务支持等。学术会议需要在会场外、会场内营造适宜会议举办、有利于代表交流的会议情景，如，会标、坐席排列、音频设备、视频设备、灯光设备、多媒体交流设备、移动话筒等；同时提供与会者参会的各种服务保障，如，住宿、就餐、交通、会议指南、会场饮水等。为此，学术会议组织者必须筹备相应的会议经费，保障学术会议成功召开。
